MAG's Stil und Etikette Knigge Blog: Stil & Etikette - Internet & E-Mail Korrespondenz: E-Mails beantworten von Michael Alexander Grandits

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Knigge
 für kultiviertes Benehmen, edles Auftreten und stilvolles Outfit
von
Michael Alexander Grandits


2018 06 22

Stil & Etikette - Internet & E-Mail Korrespondenz

Beantworten von E-Mails

Michael Alexander Grandits

Stil & Etikette - Internet & E-Mail Korrespondenz - Beantworten von E-Mails

Auch beim Umgang mit elektronischer Post müssen Sie gewisse Höflichkeitsregeln beachten.

Die Netiquette”
für das Schreiben und Beantworten von E-Mails

Vergleichen Sie E-Mails mit einem klassischen Brief und überlegen Sie, ob Sie die von Ihnen gewählte Formulierung auch in einem Brief benutzen würden.

Ein Unterschied zum klassischen Brief ist die wesentlich schnellere "Beförderung" der Nachricht auf elektronischen Weg, daher gilt es auch als höflich und zeugt von Stil E-Mails zeitnahe zu beantworten.

Die Beantwortung einer geschäftlichen oder offiziellen E-Mail sollte möglichst innerhalb von 24 Stunden geschehen.
Wochenenden bilden hier eine Ausnahme.
Im Fall eines Urlaubs sollte mit einer Abwesenheitsnotiz darauf hinweisen, dass sich die Antwort verzögern könnte.

Jeder weiß, wie beschäftigt und wichtig jeder ist.
Doch niemand hat deswegen das Recht, ein Mail zu ignorieren oder nicht zeitgerecht darauf zu antworten, ausgenommen sind Massen Mails oder unaufgefordert erhaltene Werbemails.

Wenn die Erledigung einer E-Mail nicht zeitnah möglich ist, so teilen Sie dem Absender dies mit.
Ist man geschäftlich verhindert, sollte man eine Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten, sodass der Absender darüber informiert wird, dass er sich mit der Antwort gedulden muss.
Nur so weiß dieser auch, dass die Mail angekommen ist und nicht unterwegs verloren ging.


Es gilt als unhöflich auf E-Mails länger nicht zu antworten und es empfiehlt sich,
die E-Mails mehrmals am Tag abzurufen und zeitnah - das bedeutet innerhalb von 24 Stunden - zu antworten,
zumindest mit dem Bescheid, dass man sich später ausführlicher meldet.

Wenn man eine Frage per E-Mail sendet und im Voraus bereits weiß,
dass man eine Antwort nicht in sich geziemender Zeit senden kann, sollte man dies im Anfragetext vermerken.

Verstöße gegen diese Regel zeugen von keinen kultivierten Umgangsformen.

Überlegen Sie ... würden Sie in ein Geschäft gehen, um Auskunft ersuchen
und nach Erhalt einer freundlichen und kompetenten Antwort wort- und grußlos sich umdrehen
und das Lokal verlassen ?

Wenn Ihre Antwort mit JA ausfällt würde auch ein Stil & Etikette Seminar nicht fruchten !

Als Ausnahme gelten natürlich Krankheit, ähnlich schwerwiegende Umstände und Absturz der Festplatte,
nicht aber, wenn man vorhersehbar beruflich bedingt an einer Sendung einer Antwort verhindert ist.

 

Auch wenn es nicht immer gerecht ist, der erste Eindruck zählt und lässt sich oft nicht mehr korrigieren
oder
der erste Eindruck hat keine zweite Chace 
(Johann Wolfgang von Goethe)

Adolph Freiherr von Knigge gibt zu bedenken,
 wer die Gesellschaft nicht entbehren kann, soll sich Ihren Gebräuchen unterwerfen.

Die Kenntnis von Umfangsformen trägt zum Image und zum Erfolg Ihrer Firma bei oder ist unentbehrlich für Ihre Karriere.

PS:
Firmen sollten Kunden, auch bei Korrespondenz via social media, immer per SIE titulieren!

 


 

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